Functiebeschrijvingen Commissie van Beheer

Algemeen
De Geërfden van het dorp Velp richt zich al meer dan 400 jaar op het beheer van weiden en het ondersteunen van goede doelen in Velp. De Commissie van Beheer is wat we tegenwoordig een bestuur zouden noemen. Wie in het bezit is van enig onroerend goed in de kadastrale gemeente Velp is automatisch Geërfde.

Wat bieden wij:
.  De leden van de Commissie van Beheer dragen bij aan de instandhouding en de relevantie van een eeuwenoud instituut, dat het waard is om bewaard te blijven.
.  Zij doen dat in een prettige atmosfeer en in een gezellig bestuur van in totaal negen leden.
.  De mogelijkheid actief mee te praten over het beleid van de Geërfden.
.  Kansen om een rol te spelen in een maatschappelijke organisatie in de eigen woonplaats.
.  Ruimte om te netwerken en een nieuw netwerk op te bouwen.

Wat vragen wij:
.  De kandidaat dient meerderjarig te zijn.
.  Is Geërfde van Velp.
.  Is betrokken bij en heeft affiniteit met het fenomeen Geërfden van Velp.
.  Kan in teamverband werken en optreden.
.  Is van onbesproken gedrag (de benoeming door de AV kan worden ingetrokken bij het niet kunnen overleggen van een actuele VOG)

Bestuurssamenstelling per 23-3-2022:
Judit Wassing  •  Voorzitter  •  13-03-2013*  •  2028 (3)
Marc Pluim  •  Secretaris  •  26-03-2014  •  2026 (2)
Rhody Brugge  •  Penningmeester  •  20-06-2018  •  2024 (1)

Bert Kiljan  •  Heidecommissaris  •  16-03-2016*  •  2026 (2)
Pieter Meijboom  •  Heidecommissie  •  19-03-2015*  •  2026 (2)
Dick Mol  • Heidecommissie  •  23-03-2022  •  2028 (1)

Ronald Driessen  •  Weidecommissaris •  19-03-2015*  •  2024 (2)
Cees van der Plas  •  Weidecommissie  •  07-03-2018  •  2024 (1)
Bert Lubbers  •  Weidecommissie  •  23-03-2022  •  2028 (1)

Cursief = Van de leden van de Commissie van Beheer, treedt alle twee jaren eenderde (1/3) af volgens het door de Commissie vastgestelde rooster.
De aftredenden zijn terstond één keer voor één termijn van zes jaar herkiesbaar.
Sterretje = De gekozen leden nemen de plaats in van hen die tussentijds zijn afgetreden, en treden zelf ook af volgens het oorspronkelijke rooster.
De aldus gekozen leden maken de termijn van hun voorganger af en zijn daarna nog maximaal tweemaal (her)kiesbaar.

Algemeen lid CvB
Verantwoordelijk voor: actieve bijdrage aan de doelstelling van de Geërfden van Velp.

Van elke lid van de CvB wordt het volgende verwacht:
.  Visitekaartje voor de Geërfden van Velp in externe contacten, o.a. bij (Nieuwjaars-) recepties.
.  Aanspreekpunt voor geërfden en niet-geërfden.
.  Bijwonen van bestuursvergaderingen (6x per jaar) en de Algemene Vergadering.
.  Visiebepaling samen met bestuur en in de algemene vergadering.
.  Actieve bijdrage aan/meewerken op de werkdagen.
.  Gevoel voor historie en natuur.
.  Humor en relativeringsvermogen.

Voorzitter
Verantwoordelijk voor: het goed functioneren van het gehele bestuur.

Aanvullende taken
.  Vertegenwoordiging van Geërfden naar buiten.
.  Onderhouden contacten met externe partijen.
.  Beleggen en voorzitten van bestuursvergaderingen en jaarlijkse algemene vergadering.
.  Opstellen agenda bestuursvergadering en algemene vergadering (samen met secretaris).
.  Zorgdragen voor interne procedures en taakverdeling.
.  Toezicht houden op naleving Reglement en wetgeving.

Gewenste competenties
.  Verbinden van mensen en doelstellingen door ruimte te geven aan uiteenlopende meningen, deze samen te vatten en consensus te zoeken.
.  Stimuleren, motiveren en benutten van talenten van medebestuursleden.
.  Communicatief sterk, kan zich op diverse niveaus inleven en daarnaar handelen, kan makkelijk in openbaar spreken.
.  Representatief en inspirerend.
.  Goed en relevant netwerk hebben.

Penningmeester
Verantwoordelijk voor: accurate vastlegging en beheer van alle inkomsten en uitgaven van zowel de Geërfden van het dorp Velp als de stichting Geërfdenfonds.

Aanvullende taken
.  Vertegenwoordiging van Geërfden naar buiten.
.  Onderhouden contacten met externe partijen (o.a. banken).
.  Adviseren over vermogensposities en wijzigingen daarop.
.  Controleren en tijdig betalen van ontvangen facturen.
.  Innen van te ontvangen gelden (pacht/inscharing).
.  Archiveren bankafschriften.
.  Verwerken van de in- en uitgaven in een boekhoudpakket.
.  Opstellen en opmaken van de balansen en verlies & winstrekeningen.
.  Voorbereiden en toelichten jaarrekeningen en balansen op de AV.
.  Opstellen jaarbegrotingen en toelichten op de AV.
.  Organiseren en faciliteren kascontrole.

Gewenste competenties
.  Relevante financiële kennis & ervaring.
.  Accuraat, integer, communicatief sterk.
.  Goed en relevant netwerk hebben.

De penningmeester is bevoegd tot het doen van betalingen en bankopnames tot een maximumbedrag van € 2500. Daarboven is autorisatie van een tweede bestuurslid vereist. Hiervoor is Pieter Meijboom aangesteld. Dit wordt/is ook zo bij de banken vastgelegd.

Van de penningmeester wordt verwacht dat er bij hem/haar geen sprake is van een schulden- en/of verslavingsproblematiek. En indien deze gedurende de zittingsperiode ontstaan, dat met de CvB wordt besproken in welke mate de uitvoering van de taken gevaar loopt.

Secretaris
Verantwoordelijk voor: in- en externe correspondentie en de verslaglegging, archivering en bewaking van de bestuursactiviteiten.

Aanvullende taken
.  Archiveren binnenkomende post (schriftelijke en per e-mail).
.  Afhandelen correspondentie met geërfden en externe partijen zoals KvK, gemeente Rheden, Gemeente Rozendaal, diverse lokale verenigingen (Velp voor Oranje, 4 mei Comité, Oudheidkundige kring, etc) en organisaties.
.  Opstellen agenda bestuursvergadering en algemene vergadering (samen met de voorzitter).
.  Notuleren van bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen.
.  Afspreken en vastleggen vergaderlocaties.
.  Aankondigingen van publieke activiteiten zoals o.a. de algemene vergadering, werkdagen en inschrijving/inscharing van vee via de reguliere pers, mailing, de eigen website en sociale media (facebook).
.  Actualiseren website/facebook met relevant algemeen nieuws (bestuurszaken, goede doelen).
.  Is eerste aanspreekpunt voor de pers.
.  Uitnodigen van externe partijen voor besloten activiteiten zoals de heideschouw en het bestuurlijk overleg met de gemeente Rheden.
.  Layout technisch redigeren van officiële stukken (overeenkomsten en brieven).
.  Voorbereiden Algemene Vergadering.
.  Opstellen en toelichten secretarieel jaarverslag op de AV.
.  Toezicht houden op naleving Reglement en wetgeving.

Gewenste competenties
.  Plannen, organiseren eigen werk, nauwgezet, integer, communicatief sterk (mondeling en schriftelijk), hoofd- van bijzaken kunnen onderscheiden.
.  Ervaren met werken met computer en sociale media.

Heidecommissaris
Verantwoordelijk voor: actieve bijdrage aan beheer, gebruik en ontwikkeling van de bos- en heidegronden van het Rozendaalse Veld.

Aanvullende taken
.  Vertegenwoordiging van de CvB inzake het beheer, gebruik en ontwikkeling van het Rozendaalse Veld.
.  Onderhouden contacten met externe partijen zoals de betreffende gemeenten (Rheden en Rozendaal), natuurorganisaties e.d.
.  Organiseren jaarlijkse heidewerkdag (laatste zaterdag in februari samen met de gemeente Rheden) en heideschouw (laatste zaterdag in augustus).
.  Actualiseren website met relevant nieuws

Gewenste competenties
.  Heeft kennis en inzicht in het bos-, natuur- en recreatiebeheer in Nederland en de daarmee samenhangende regelgeving.
.  Heeft inzicht in de verschillende stakeholders die een rol spelen bij het beheer van bos en natuur en bij het recreatief gebruik.
.  Durft zich uit te spreken en is bij machte de Commissie van Beheer dan wel de Geërfden te vertegenwoordigen in overleg met de gemeente Rheden en andere relevante instanties.
.  Kan zich opstellen als een collegiaal bestuurder, dat wil zeggen een sterke eigen mening in de mening- besluitvormingsfase en vervolgens het loyaal uitvoeren van en uitdragen van besluiten.
.  Goed en relevant netwerk hebben.

De Heidecommissaris wordt ondersteund door twee heidecommissieleden. Zij bepalen in onderling overleg de taakverdeling. De commissieleden worden geacht waar nodig de ’handen uit de mouwen te steken’.

Weidecommissaris
Verantwoordelijk voor: actieve bijdrage aan beheer en ontwikkeling van de weidegronden.

Aanvullende taken
.  Vertegenwoordiging van de CvB inzake het beheer en de ontwikkeling van grondposities.
.  Onderhouden contacten met externe partijen zoals de betreffende gemeentes (Rheden, Rozendaal en Brummen), natuurorganisaties e.d.
.  Opstellen inscharings- , pacht en gras-op-stam overeenkomsten conform geldende wet- en regelgeving en gebruikelijke prijsafspraken.
.  Organiseren inschrijving en inscharing van vee voor de beschikbare (niet-verpachte) weiden.
.  Bijhouden van de verplichte administratie en meldingen zoals schades, rvo en mest.
.  Onderhouden van de niet verpachte gronden, al dan niet met de inzet van externe partijen zoals onder andere maaien en bloten, opruimen zwerfafval.
.  Bewaken onderhoud/gebruik van de verpachte gronden en zo nodig aanspreken van de betreffende pachter.
.  Adviseren over en zorgdragen voor subsidies/schadevergoedingen.
.  Actualiseren website met relevant nieuws.

Gewenste competenties
.  Heeft kennis en inzicht in het agrarisch natuurbeheer in Nederland en de daarmee samenhangende regelgeving.
.  Is bekend met agrarische wet- & regelgeving op o.a. subsidies, mest en rvo.
.  Heeft inzicht in de verschillende stakeholders die een rol spelen bij het beheer van agrarische natuur.
.  Communicatief sterk, kan zich op diverse niveaus inleven en daarnaar handelen, kan makkelijk in openbaar spreken.
.  Goed en relevant netwerk hebben.

De Weidecommissaris wordt ondersteund door twee weidecommissieleden. Zij bepalen in onderling overleg de taakverdeling. De commissieleden worden geacht waar nodig de ’handen uit de mouwen te steken’.

Weiwaarder
Dit is géén bestuurlijke, maar een uitvoerende en betaalde functie. De Weiwaarder is verantwoordelijk voor het dagelijks toezicht op het ingeschaarde vee en de aanwezige voorzieningen. Naast passie en liefde voor paarden en rundvee is het noodzakelijk dat de Weiwaarder in de nabije omgeving van de betreffende weide(n) woont.

Takenpakket
.  Dagelijks controleren van de voorzieningen zoals de pompen en afrastering.
.  Dagelijks controleren van welzijn van het vee en eventuele verwondingen.
.  Melden van problemen aan de weidecommissaris.
.  Contactpersoon en eerste aanspreekpunt voor de inschaarders en dus ook aanwezig bij de inschrijving en inscharing.

Functiebeschrijvingen CvB Geërfden van Velp  •  Versie 0.4  •  maart 2020